Author Archives: KMadmin

Programy magazynowe w pracy kierownika magazynu

programy komputeroweKierownik magazynu ma w swojej pracy wiele wyzwań. Na szczęście w dzisiejszych czasach wspierają go w ogromnej mierze programy komputerowe. Specjalnie zaprojektowane systemy potrafią bardzo przyspieszyć wiele czynności. Zauważalnie ułatwiają zarządzaniem magazynem, pracownikami oraz usprawniają komunikację.

W czym dokładnie mogą pomóc takie programy?

Kierownik magazynu w dużej mierze zarządza pracą przez systemy ERP. Pozwalają one poprawić efektywność pracy magazynu. Zwykle jest to jeden odpowiednio zintegrowany system, który pozwala szybciej wpływać na pracę oraz wyciągać wnioski z wprowadzonych zmian. Kierownik magazynu może dzięki niemu od ręki generować raporty, optymalizować układ towaru na półkach, obliczać efektywność pracy pracowników. Jednak program taki nie zastąpi wyuczonych kompetencji analitycznych. Jest dla kierownika magazynu wsparciem, a nie sposobem na wyeliminowanie podejmowania własnych decyzji.

Programy komputerowe dla kierownika projektu zwykle projektowane są na zamówienie. To dlatego, że każdy magazyn jest inny, ma inny sposób działania oraz inną logistykę. Może też mieć inne cele w zależności od tego, jakie wyniki chce osiągnąć firma. Zwykle więc pierwsze dni w pracy upływają na tym, żeby zorientować się w działaniu odpowiednich systemów, które będą niezbędne w codziennej pracy.

Jak rozplanować przestrzeń magazynu?

przestrzeń magazynuNajważniejszym zadaniem, które stoi przed kierownikiem magazynu, jest odpowiednie rozplanowanie przestrzeni magazynowej. Każdy specjalista w teorii świetnie wie, jak umiejscowienie wpływa na przyspieszenie lub zwolnienie procesu logistycznego. Jeśli chce poprawić wydajność pracy magazynu, koniecznie musi zadbać o to, aby teoria miała przełożenie na rzeczywistość.

Jak w takim razie dobrze rozplanować przestrzeń?

W magazynie powinny być odpowiednio wydzielone przestrzenie. Najlepiej, jeśli kierownik magazynu może uczestniczyć w planowaniu hali już na etapie jej budowy. Warto więc zatrudnić go już na etapie tworzenia projektu budowy przestrzeni. Wśród rzeczy, o których trzeba pomyśleć, znajduje się chociażby odpowiednie ulokowanie ścieżek roboczych. To ścieżki, po których poruszają się wózki widłowe. Muszą być one na tyle szerokie, żeby pojazdy bez trudu mogły przemieszczać się po hali.

Kierownik magazynu powinien zadbać o to, aby została wydzielona odpowiednia strefa przyjęć, czyli przestrzeń wokół miejsca wyładunku. Musi być ona dostępna dla pojazdów przywożących załadunek. Druga strefa, która znajduje się w każdym magazynie, to strefa składowania. Powinna być podzielona na specjalne podstrefy: tę, w której przechowuje się produkty długoterminowo oraz tę z produktami krótkoterminowymi. Dodatkowo, w zależności od specyfiki branży, przydaje się przestrzeń administracyjna, obszar socjalny czy miejsce postojowe dla środków transportu.

Jak się przygotować do pracy na stanowisko kierownika magazynu?

kierownik magazynuJeśli właśnie awansowałeś na kierownika magazynu lub wiesz, że nastąpi to w najbliższym czasie, być może zastanawiasz się, czy nowe obowiązki Cię nie przerosną. Praca na stanowisku kierowniczym bowiem w bardzo dużej mierze różni się od typowych obowiązków pracownika magazynu. Aby ułatwić sobie pracę w takim charakterze, warto pomyśleć o tym, aby rozwinąć swoje kompetencje.

Jak można skutecznie przygotować się do wykonywania takiej pracy?

Na samym początku warto zastanowić się, a nawet spisać sobie zadania, które zwykle wykonuje kierownik magazynu. Następnie można dopasować do nich kompetencje, które są niezbędne lub ułatwiają wykonywanie tych zadań. Część z nich można skutecznie rozwijać samodzielnie. Część  natomiast najszybciej posiąść decydując się na jakiś kurs dedykowany osobom na stanowiskach zarządczych.

Kierownik magazynu często ma już dużą wiedzę na temat logistyki oraz specyfiki pracy magazynu, w którym dotychczas spędzał czas jako szeregowy pracownik. Początkującym kierownikom często brakuje natomiast zdolności związanych z zarządzaniem miękkim. Niektórzy pracodawcy w ogóle bowiem nie znajdują budżetu dla zorganizowania szkoleń z zakresu pracy zespołowej dla pracowników magazynu. Aby ułatwić sobie codzienną pracę, czasem warto zainwestować w szkolenia o takiej tematyce na własną rękę.

Awans na kierownika magazynu

awansWiele osób, które pracują jako szeregowi pracownicy na magazynie, zastanawia się, co mogą zrobić, żeby w przyszłości zająć posadę swojego kierownika. Praca kierownika magazynu może bowiem wydawać się znacznie lżejsza. Co prawda nie jest to praca fizyczna, jednak w pewnych obszarach wymagania są znacznie wyższe niż wymagania stawiane osobom, które pracują fizycznie.

Co można w takim razie zrobić, żeby mieć szansę na pracę jako kierownik magazynu?

“Jak awansować na kierownika magazynu” to pytanie, które zadaje sobie wiele osób chętnych na pracę na tym stanowisku. Kierownik magazynu to bardzo odpowiedzialne zajęcie i aby móc pracować na tym stanowisku i awansować ze zwykłego pracownika szeregowego, będziemy potrzebować przede wszystkim wiedzy z danej branży, w której pracujemy. Przekonać naszego pracodawcę może także dokument o ukończeniu specjalistycznych studiów bądź tytuł ekonomisty. Kierownik magazynu będzie mógł również łatwiej uzyskać awans, jeśli będzie znał język angielski.

W awansie może nam również pomóc wysoka komunikatywność. Szefowie działów bardzo często patrzą na to, jak im się z nami rozmawia, a rzadziej na same dokumenty i wykształcenie. Kierownik magazynu powinien być również dobrym motywatorem i mieć do tego spore predyspozycje. Zauważalnym elementem, który przemawia za awansowaniem, są więc rozwinięte kompetencje miękkie.

Jak zautomatyzować działanie magazynu?

jak zautomatyzować działanie magazynuGłównym zadaniem w pracy kierownika magazynu jest podejmowanie działań, które przyczyniają się do optymalizacji pracy całego działu. Jedną z opcji, która wpływa pozytywnie na przyspieszenie pracy na magazynie, jest automatyzowanie niektórych działań. Zamiana klasycznej formy na komputerową jest jednak sporym wyzwaniem. Jakie kroki może podjąć kierownik, aby uzyskać efekt sprawnie działającego działu?

Jedną z pierwszych rzeczy, które często się automatyzuje, jest przydzielanie towaru do odpowiednich miejsc na podstawie wypracowanego wcześniej algorytmu. W ten sposób można zaoszczędzić wiele czasu na optymalizowaniu ułożenia rzeczy, które przychodzą do magazynu. Komputerowe zarządzanie tym układem pozwala również lepiej zorientować się w tym, gdzie co się znajduje. Stały dostęp do informacji na temat pożądanego ułożenia towaru powoduje, że pracownicy znacznie lepiej radzą sobie z organizacją własnej pracy. Wszystko to przekłada się na efektywniejsze zarządzanie magazynem.

System automatyczny może również zdjąć z kierownika magazynu konieczność decydowania o tym, kiedy ma odbyć się inwentaryzacja. Program taki sam analizuje czy pojawiły się okoliczności, które wymuszają inwentaryzację, czy jeszcze nie jest to niezbędne. Dzięki temu kierownik może skupić się na bardziej strategicznych decyzjach, których nie można powierzyć komputerowi.

Jakie pytania warto zadać na rozmowie o pracę?

rozmowa o pracęDoświadczony kierownik magazynu, który szuka pracy, raczej nie zadowoli się pierwszą lepszą propozycją. Wielu pracodawców poszukuje kierowników z dużym doświadczeniem i są w stanie zapłacić wiele za to, żeby taki kierownik zdecydował się na pracę właśnie u nich. Warto więc wykorzystać swoją pozycję i dobrze przemyśleć opcję zatrudnienia w wybranym miejscu. Podjęcie decyzji na pewno ułatwi zadanie odpowiednich pytań na rozmowie o pracę.

O co na pewno powinien zapytać kierownik?

Pierwsze pytanie, które zwykle nurtuje kierownika magazynu to pytanie o zespół, z którym będzie mógł on pracować. Zupełnie inaczej przecież pracuje się z kimś, kto nie ma dużego doświadczenia, a zupełnie inaczej z osobami, które od dawna ze sobą współpracują. Dobrze również dowiedzieć się, dlaczego firma poszukuje osób spoza zespołu. Czy w teamie nie ma nikogo, kto wykazywałby kompetencje menadżerskie?

Drugie pytanie, które ciśnie się na usta kierownika, to pytanie o oczekiwania. Firmy zatrudniając menadżerów, mają już często pewne założenia co do tego, co ma osiągnąć kierownik na początku swojej pracy. Jeśli zapytasz o to już na rozmowie, będziesz w stanie ocenić, czy pracodawca ustala zatrudnionym realne cele czy raczej ma wygórowane oczekiwania. Nie bój się pytać o takie aspekty pracy. W ten sposób może uda Ci się uniknąć podjęcia się niemożliwych do zrealizowania celów.

Czy kierownik magazynu ma taki sam zakres zadań jak menadżer?

Kierownik magazynu ma bardzo odpowiedzialne zadania. Wiele osób myli jednak jego pracę z pracą managera. W dużych, nowoczesnych firmach funkcje te są zwykle rozdzielane. Powodów tego stanu rzeczy może być kilka. Takie rozróżnienie jest jednak szczególnie ważne dla osób, które poszukują pracy. Błędne nazywanie stanowisk w ogłoszeniach, może bowiem wprowadzać w błąd.

Jakie są więc różnice między tymi rodzajami prac?

Kierownik magazynu to osoba, która nadzoruje bezpośrednio pracę na magazynie. Jest więc stale obecna w magazynie. Rozdziela pracę pomiędzy zatrudnione osoby, dba o to, aby ich zadania były wykonane na czas. Sprawdza, czy towar wyszedł lub został odpowiednio rozłożony w magazynie. Najogólniej można powiedzieć, że jest to osoba, która nadzoruje bieżącą pracę magazynu. Na takie stanowiska poszukuje się zazwyczaj osób z doświadczeniem. Dużo mniej ważne są studia kierunkowe.

Menadżer magazynu to natomiast ktoś, kto w ogóle nie musi pojawiać się na magazynie. Na takim stanowisku dużo ważniejsza jest wiedza logistyczna. Zajmuje się on często optymalizacją pracy magazynu lub nawet kilku magazynów. Jest to szczególnie popularne stanowisko w dużych firmach oraz złożonych korporacjach. W takich strukturach menadżerowi podlegają właśnie kierownicy magazynów. W mniejszych firmach te funkcje może pełnić tylko jedna osoba.

Jak kierownik magazynu może skutecznie rekrutować ludzi do pracy?

Każdy kierownik magazynu raz na jakiś czas, staje przed trudnym zadaniem, jakim jest zrekrutowanie odpowiednich ludzi do pracy. W większych firmach niejednokrotnie robi to ktoś z działu zasobów ludzkich. W mniejszych, kierownik raczej sam przeprowadza takie rozmowy. Chociaż przez to ma więcej pracy, ma to też wiele plusów. Przede wszystkim może sam przekonać się, czy na pewno kandydat ma szansę sprawdzić się w jego magazynie. Co jednak zrobić, żeby nie popełnić błędu i zatrudnić osobę, która rzeczywiście sprawdzi się na takim stanowisku?

Kierownik magazynu powinien przede wszystkim rozwijać swoją wiedzę, związaną z zarządzaniem zasobami ludzkimi. To pozwoli mu lepiej zrozumieć, a przez to też szybciej i trafniej oceniać, kto sprawdzi się w jego zespole, a kto nie. W tym celu warto, żeby wybrał się na szkolenia. Zwiększenie wiedzy przychodzi też jednak razem ze zwiększeniem doświadczenia. Doświadczony kierownik na pewno miał już styczność z wieloma różnorodnymi sytuacjami. Mogłyby być to konflikty na linii kierownik – pracownik lub pracownik – pracownik. Mogłyby być to również kradzieże lub inne nieprzyjemne doświadczenia. Każda taka sytuacja uczy kierownika czegoś o zarządzaniu ludźmi.

Kierownik magazynu powinien mieć też opracowane wytyczne, według których będzie szukał ludzi do pracy. Powinien zwracać uwagę na doświadczenie oraz kompetencje merytoryczne, takie jak chociażby szkolenia z prowadzenia wózka widłowego. Kluczowe jednak powinny być cechy oraz zdolność do pracy kandydata.

W czym program do zarządzania pomoże kierownikowi magazynu?

Kierownik magazynu zwykle ma bardzo wiele spraw na głowie. Musi umieć połączyć pracę z ludźmi z odpowiednim optymalizowaniem procesów logistycznych. Jest pośrednikiem pomiędzy magazynem, a biurem, przez co musi stale odpowiadać na zapytania bardzo wielu osób. To powoduje, że może czuć się niekiedy bardzo obciążony. Wsparciem dla niego oraz odciążeniem z wykonywania bardzo powtarzalnych zadań, będzie dobry system elektroniczny do zarządzania magazynem. Dlaczego szczególnie warto w niego zainwestować?

Dobry program przede wszystkim pozwala na skuteczne monitorowanie stanów magazynowych. Dzięki niemu kierownik nie musi sam sprawdzać codziennie, jak wiele produktów ubyło i przybyło. Elektroniczna rejestracja zmniejsza też szansę, że na magazynie pojawią się jakieś kradzieże lub zaginięcia towarów. Kierownik może w czasie rzeczywistym monitorować te dane. Dzięki nim, nie musi już obawiać się, że straci kontrolę nad tym, co dzieje się na terenie magazynu.

Program do zarządzania magazynem ma jeszcze jedną zaletę. Dzięki niemu kierownik magazynu może w szybki i prosty sposób generować statystyki oraz inne analizy. Są one nieocenionym wsparciem w jego pracy. Dają mu one podstawę do opracowywania procesów optymalizacji pracy na magazynie. Z drugiej strony to także duże ułatwienie, jeśli chodzi o raportowanie przełożonym. Czarno na białym widać na nich efekty pracy magazynu.

Jakie szkolenia powinien przechodzić kierownik magazynu?

Dobry kierownik magazynu powinien stale inwestować w swój rozwój. Dzięki temu zyskuje znacznie wyższą pozycję negocjacyjną na każdej rozmowie o pracę. Ma również przewagę w procesie starania się o awans. Co jeszcze ważne, szkolenia powodują, że kierownik coraz lepiej radzi sobie na swoim stanowisku. Odczuwa również satysfakcję z powodu własnego rozwoju. Szkolenia mają więc same pozytywy. Może poza ich kosztem, który niekiedy przeraża nawet firmy z bardzo dużymi budżetami. Żeby nie wydawać pieniędzy na darmo, trzeba się dobrze zastanowić, które ze szkoleń są rzeczywiście przydatne kierownikowi magazynu.

Zdecydowanie jednym ze szkoleń, które powinien przejść każdy kierownik, jest szkolenie z zakresu kompetencji miękkich. Wszędzie, gdzie chodzi o zarządzanie, przede wszystkim najważniejsi są ludzie. To oni są źródłem wiedzy oraz umiejętności, ale również źródłem konfliktów. To właśnie przede wszystkim z ludźmi powinien radzić sobie każdy kierownik. Dobre szkolenie może pomóc spojrzeć kierownikowi z innej perspektywy na jego zespół. Pozwoli mu wyłapać rodzące się konflikty, ułatwi przekazywanie sobie informacji oraz usprawni komunikację. Może to bardzo pozytywnie wpłynąć na efektywność pracy całego magazynu.

Kolejnym szkoleniem, które powinien przejść kierownik, jest szkolenie z kwestii merytorycznych dotyczących logistyki. Warto, aby rozumiał procesy logistyczne w jak najszerszym kontekście. Wtedy będzie rozumiał również swoje znaczenie, nie tylko w magazynie, ale w całych działaniach organizacji.